Passo a passo para legalização de uma clínica de injetáveis

Para muitos, o processo de regularização de uma clínica médica que trabalha com injetáveis é extremamente burocrático. Neste artigo, a Support Health te mostra que este processo é mais simples do que você imagina. Mas, lembre-se: é necessário aplicar este passo a passo.

Ter na sua clínica um tratamento completo para o seu paciente traz uma vantagem competitiva em relação aos demais profissionais de saúde. Isso acontece porque, num mesmo espaço, é ofertada a prática dos injetáveis e outras terapias afins, onde o paciente é assessorado por uma equipe totalmente alinhada com os resultados e satisfação do paciente. O importante neste contexto é entender as necessidades totais do paciente e propor a melhor solução de tratamento interno. 

As vantagens para o seu negócio são imensas. Além de trazer uma resposta clínica rápida devido ao acolhimento e monitoramento de perto do seu paciente, também é uma prática extremamente lucrativa. Essa prática requer um centro de infusão legalizado para a atividade fim, que deve ser feito antes da abertura do estabelecimento. Se o empreendimento já estiver pronto, é necessário fazer uma adaptação para regularizar esse centro de infusão.   

Ao fazer a adequação legal se evita problemas futuros e não corre riscos com fiscalização e auditoria. Você também não perde tempo e dinheiro com adaptações emergenciais após notificação da Vigilância Sanitária (VISA) 

Depois de entender as vantagens de abrir sua clínica e a complexidade que pode ser superada com um bom planejamento, a Support te orienta sobre todos os passos que você precisa seguir para ter uma regularização de forma fácil e segura. 

Primeiro passo para regularizar sua clínica (Documentos externos): 

Verifique se o seu estabelecimento possui todos os documentos legais. São eles:

Após a regularização de toda parte documental, o pedido pode ser aberto na prefeitura local para liberação do alvará sanitário. A VISA fornece um formulário para preenchimento das informações necessárias, bem como um informativo com as exigências locais. Faça a leitura e veja se todas as exigências estão de acordo com os documentos levantados. Na sequência, anexe a cópia de todos os documentos ao formulário preenchido e, pronto, o primeiro passo de aprovação já foi concluído. 

Em seguida, a vigilância faz a análise dos documentos entregues e realiza o agendamento da vistoria in loco. Neste momento, você precisa cuidar dos processos internos para receber a auditoria. 

Segundo passo para regularizar sua clínica (Documentos internos e contratos terceirizados):

Alguns documentos internos e contratos são primordiais para garantir a segurança no serviço prestado. Um deles é o Manual de Boas Práticas, detalhando todas as atividades a serem executadas na clínica, descrevendo as condutas e os responsáveis técnicos. Outro documento crucial é o POP (Procedimento Operacional Padrão) de cada departamento, que estabelece normas e regras para atividades desenvolvidas em cada etapa do processo de atendimento ao paciente.  Ou seja, será criado o POP da Recepção, do Comercial, da Enfermagem e do Médico. Esses documentos evitam gastos excessivos com indeferimentos.

Além desses documentos internos, outra exigência da VISA é a terceirização de uma empresa para coleta do lixo infectante e material perfuro cortante. A frequência dessas coletas oscila de acordo com a região em que sua clínica está localizada e com a quantidade e frequência em que esses resíduos são produzidos. É competência dessa empresa terceirizada emitir o PGRSS (Plano de Gerenciamento de Resíduos do Serviço de Saúde), apresentando ações exigidas pelos órgãos ambientais e vigilância sanitária por parte dos geradores de resíduos de qualquer estabelecimento ligado à área da saúde.

Outra obrigatoriedade para a regularização do seu centro de infusão é o carrinho de emergência, utilizado em casos de intercorrências. Para essa medida preventiva,  existe a possibilidade de estabelecer um contrato com hospitais e ambulâncias móveis. Além de descartar a obrigatoriedade de ter o carrinho de emergência, isso reduz o custo para adquiri-lo. Verifique se na sua localidade existem empresas que fornecem esse serviço, porque depende muito da região em que sua clínica está instalada 

Terceiro passo para regularizar sua clínica (Estrutura e diferenciais):

Existem alguns outros detalhes que a vigilância analisa em sua clínica, sendo a maioria deles relacionados com a estrutura física. Tamanho mínimo da sala: Não existe um regulamento que exige um tamanho EXATO para a sala de injetáveis, mas, no mínimo, deve ter 6 metros quadrados.

• Pia e bancada: o espaço deve dispor de uma pia, com torneira e água corrente, além de bancada que possibilite  fácil higienização e preparo dos medicamentos. Sabonete líquido, suporte de papel toalha, gel bactericida e álcool a 70% para antissepsia também são obrigatórios. É necessário  e obrigatório uma caixa especial para coleta de material perfuro cortante, com suporte para fixação, armário com porta e lixeiras com tampa de pedal ou sistema automático de acionamento. As lixeiras precisam ser diferenciadas para lixo comum e lixo infectante por etiquetas laváveis. A lixeira com lixo infectante precisa ter, além da escrita, o símbolo que representa lixo infectante.
• Acesso ao centro de infusão: a sala precisa garantir fácil acesso e a sugestão é que não seja passagem para outros ambientes. Ela deve conter uma identificação, como “SALA DE PROCEDIMENTOS” fixada na porta de entrada. 
• Iluminação, pisos e paredes: é importante uma proteção contra luz solar direta, como cortinas que atendam aos requisitos sanitários) As paredes devem ser de fácil limpeza, cor clara e impermeáveis. Nada de objetos decorativos grandes e que atrapalhe o manuseio dos medicamentos na bancada.
• Mesa de atendimento: uma mesa, cadeira para o profissional, um computador e uma impressora com acesso à internet formam o kit básico para um bom controle dos processos.
• Maca ou poltronas para aplicar os injetáveis: a área ocupada por este móvel costuma ser de 1,5 m² e é obrigatória uma cobertura impermeável e descartável – colchonete ou similar. Esse leito precisa ser impermeável e de fácil limpeza. A maca é opcional para pacientes mais debilitados.
• Câmara refrigerada: é necessária somente se houver alguma substância que necessite de temperatura especial. Neste caso, é necessário consultar o fabricante para verificar como esse medicamento deve ser armazenado. Se não houver necessidade de resfriamento, a farmácia deve disponibilizar para a clínica uma carta de recomendação para apresentar para a vigilância em casos de vistoria. Caso possua medicamento termolábil o controle de temperatura é feito diariamente e o registro é obrigatório.
• Software para evolução da história clínica: o software permite uma gestão completa dos serviços clínicos. Ele traz mais segurança ao médico e ao paciente durante o atendimento, como, por exemplo, a rastreabilidade de tudo que está sendo utilizado no paciente no procedimento. Além disso, o software permite registrar todas as evoluções dos procedimentos que estão sendo realizados, como dados vitais, se houve alguma queixa durante a administração do procedimento e se houve intercorrências ou não.

Quarto Passo para Regularizar sua Clínica (Estratégia de Marketing):

Agora que sua clínica está devidamente regularizada, é hora de garantir que ela alcance o público certo e se destaque no mercado. Ter uma estratégia de marketing para sua clínica de injetáveis bem definida é fundamental para atrair novos pacientes e fidelizar os que já conhecem seu trabalho.

1. Defina seu público-alvo: O primeiro passo para qualquer estratégia de marketing bem-sucedida é entender quem é o seu paciente ideal. Para clínicas de injetáveis, o público pode variar entre pessoas que buscam tratamentos estéticos, terapias preventivas ou tratamentos médicos específicos. Definir esse público ajudará a direcionar melhor seus esforços de comunicação.Dica: Crie “personas” (representações semifictícias do seu público) para personalizar ainda mais sua abordagem.
2. Construa sua presença online: Em tempos digitais, sua clínica precisa ter uma presença marcante na internet. Um site otimizado, perfis ativos em redes sociais e bom conteúdo são essenciais. O site deve ser claro, de fácil navegação e conter informações sobre os serviços, equipe médica, horários de atendimento e um canal para agendamentos.Dica: Invista em conteúdo relevante para o seu público, como artigos, vídeos educativos ou webinars sobre os benefícios das terapias injetáveis e outros tratamentos oferecidos na clínica. Isso não só educa o público, mas também ajuda a construir credibilidade.
3. Marketing de Conteúdo e SEO: Desenvolva uma estratégia de marketing de conteúdo que ajude a atrair o público certo para o seu site. Escrever artigos que abordem questões como “os benefícios das terapias injetáveis”, “como escolher a melhor clínica”, ou “cuidados após a aplicação de injetáveis” pode aumentar o tráfego orgânico do seu site. Não se esqueça de otimizar esse conteúdo com técnicas de SEO (Search Engine Optimization) para garantir que ele seja encontrado facilmente nas buscas online.
4. Campanhas pagas e anúncios locais: Para clínicas que estão começando, investir em anúncios pagos no Google Ads e redes sociais como Facebook e Instagram pode ser uma forma eficaz de atrair atenção rapidamente. Ao definir bem seu público-alvo, você pode segmentar campanhas para pacientes que estão na sua área geográfica e que buscam por tratamentos específicos.Dica: Utilize anúncios com geolocalização para alcançar pacientes próximos à sua clínica e ofereça benefícios como descontos iniciais ou avaliações gratuitas.
5. Depoimentos e Provas Sociais: Pacientes satisfeitos são o seu melhor marketing. Incentive-os a deixar depoimentos e avaliações nas suas redes sociais, Google Meu Negócio e outros sites relevantes. Além disso, compartilhe histórias de sucesso (respeitando a privacidade do paciente) para mostrar a eficiência dos tratamentos realizados em sua clínica.Dica: Ofereça uma maneira fácil para que os pacientes deixem avaliações, seja por meio de e-mails automáticos pós-consulta ou QR Codes na recepção.
6. Parcerias estratégicas: Considere a criação de parcerias com outros profissionais da saúde ou com empresas locais que possam recomendar sua clínica. Por exemplo, médicos de outras especialidades ou academias de ginástica podem ser bons aliados para divulgar seus serviços.
7. Ofertas e Programas de Fidelidade: Lançar promoções, pacotes de tratamento ou programas de fidelidade pode ajudar a atrair novos pacientes e a garantir que eles retornem para novos procedimentos. Uma abordagem criativa pode ser oferecer um desconto na primeira aplicação ou criar pacotes de tratamentos contínuos, incentivando visitas recorrentes.Dica: Estruture uma campanha sazonal, aproveitando datas comemorativas, como o Dia da Mulher ou o Natal, para lançar promoções exclusivas.
8. Acompanhe os resultados: Por fim, é fundamental monitorar os resultados das suas ações de marketing para entender o que está funcionando ou não. Utilize ferramentas de análise, como Google Analytics ou as métricas de redes sociais, para ajustar e otimizar suas campanhas continuamente.

Com uma estratégia de marketing bem estruturada, sua clínica de injetáveis não só estará regularizada, mas também atrairá um fluxo contínuo de pacientes, consolidando-se no mercado e crescendo de maneira sustentável.