Ainda que pareça impossível, com ajustes e adaptação, dá para ter harmonia entre o lado médico e o de gestor
Não é segredo para ninguém que a rotina de um médico nem sempre é das mais tranquilas. Como profissional da saúde, há inúmeras demandas, sempre ligadas à melhor qualidade de vida dos pacientes. É bem comum ele chegar à clínica, deparar com a agenda tão cheia, que mal tem tempo de fazer intervalo para o almoço. Outras vezes, ele pede para a secretária desmarcar todas as consultas em determinado período do dia, pois está envolto em inúmeras atividades ligadas à administração mais do que no consultório.
Mas, e quando esse profissional é o dono da clínica? Além dos desafios normais da rotina de um médico, ele ainda tem que conciliar a medicina com seu lado empresário. Com uma rotina médica sempre corrida, se desdobra com as tarefas de gestão do local. O resultado nem sempre é dos mais satisfatórios, já que uma área ou outra acaba sendo negligenciada. A pergunta que fica é: Como conseguir conciliar a clínica médica com o gerenciamento da empresa? Ainda que pareça impossível, com alguns ajustes e adaptação, dá para harmonizar a medicina e a gestão do negócio.
Desenvolva o espírito de liderança e delegue tarefas
Muitos donos de clínicas resistem em delegar tarefas, simplesmente porque acham que ao fazerem atribuições, podem ser vistos como incapazes. Também há o receio de que os outros façam errado, gerando prejuízo ao negócio. Mas, isso não passa de uma ideia errada, já que como médico, precisa estar em consultório. Mais do que um dono de empresa, também é necessário que seja líder, e como tal, deve entender que o trabalho tem melhores resultados quando realizado em equipe.
O empreendedor pode e deve motivar seus liderados, acompanhar e ajudar a conduzir os processos. Tentar entender a personalidade dos funcionários da clínica é um excelente caminho, pois você saberá como deixá-los mais motivados. Lembrando que você não deve ser omisso diante da oportunidade de resolver eventuais problemas, mesmo os desafiadores. Obviamente é importante que um bom médico-empresário tenha conhecimento dos números, dados e informações relativas à própria empresa, até mesmo para uma tomada de decisões mais assertiva e estratégica. Mas, também é interessante deixar os colaboradores atuarem com certa autonomia, dentro de suas devidas atribuições do cargo.
Mapeamento dos processos
Produtividade, atenção à reputação da empresa, gestão de pessoas e financeira são alguns processos que não podem ser negligenciados numa clínica médica. Metas estipuladas para os funcionários, solicitação de compras ou reparos nos equipamentos, reuniões de alinhamento, atendimento médico, participação em congressos da área. Ufa! Parece muita coisa para ser gerenciada (e é). Mas, calma! Basta analisar e fazer um mapeamento de todos esses processos de maneira efetiva e planejada. Uma estratégia para você melhorar cada um é desenvolver tabelas, fluxogramas dos processos, gráficos e diagramas. Esses recursos podem facilitar a visualização e identificar quais os trajetos estão apresentando falhas.
Por exemplo, na parte de acompanhamento de pacientes, o colaborador não somente encaminha as pessoas até a área de consultas. Ele também se encarrega de estabelecer uma estratégia de atendimento e fidelização com o envio de mensagens ou telefonemas. O objetivo é saber como foi a experiência com a clínica e o nível de satisfação do paciente. Além disso, lembrar datas das consultas via torpedo ou WhatsApp ajudam a construir melhor relacionamento com os pacientes.
Colocar em prática a padronização
Agora que você já mapeou os processos que ocorrem em sua clínica e entendeu o que está “roubando” o seu tempo e dos funcionários, lembre-se de padronizar. Como assim? Você deve definir o padrão de qualidade da empresa, ou seja, qual a visão, missão e valores de seu empreendimento. Feito isso, será possível aperfeiçoar, facilitar e manter um padrão de excelência para que as atividades sejam adotadas de acordo com o padrão da empresa. A partir do momento em que essa padronização começar a ser utilizada e fazer parte da rotina diária da clínica, tudo fluirá bem melhor e com mais rapidez.
Adotar tecnologia para monitoramento
É necessário manter a constância no monitoramento dos resultados, para saber como a equipe está se saindo nas metas e critérios estipulados. Para facilitar este trabalho é importante ter ferramentas de gestão que visam automatizar o registro de todas as informações. Há no mercado diversos sistemas que permitem registrar processos, ações e medir a eficiência deles. Basta que estes dados sejam frequentemente alimentados e o sistema faz o cruzamento deles, facilitando a análise e a tomada de decisão pelo dono da clínica.
Com esse monitoramento é possível medir os riscos e vantagens antes de tomar qualquer decisão. Com os indicadores de desempenho, métricas e dados oferecidos pelo sistema, você pode acompanhar o rendimento de cada colaborador e checar como estão diante das metas estabelecidas (e tudo isso em tempo real). Toda esta gestão automatizada torna mais fácil identificar a necessidade de treinamentos, direcionando até mesmo a área deles, ou até mesmo, se é necessário aumentar ou reduzir o quadro de funcionários.
Incentivo à capacitação dos colaboradores
Em todas as áreas de atuação os profissionais devem se preocupar em buscar aprendizado. Para que você não se preocupe tanto com a gestão da clínica, a ponto de ficar estressado, é importante ter profissionais capacitados. Incentive e viabilize a participação em treinamentos, cursos e aquisição de conhecimento essencial à melhoria do trabalho.
Vale lembrar que neste momento em que a tecnologia está em amplo crescimento, existe a necessidade de dominar as ferramentas digitais disponibilizadas pela empresa. Não basta apenas conhecer o básico, mas é indispensável se aprimorar. Quando a clínica investe em treinamentos, os colaboradores vão adquirir as habilidades que precisam para dominar os processos internos. Mas é de suma importância que eles estejam sempre buscando conhecimento, já que o mercado de tecnologia está em constante atualização. Funcionários bem treinados são mais produtivos, motivados e em constante evolução.
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Por Tatiana Santos