Esta é uma pergunta que assombra muitos médicos e gestores, pois quase não tem tempo para ficar bem de perto acompanhando o que cada um da equipe tem de fato entregado e é justamente por isso que vamos lhe dar algumas dicas importantes para te ajudar a medir a produtividade em sua clínica ou consultório.
Para começar, você sabe o que é produtividade?
Produtividade é uma relação entre o que foi produzido, tempo, qualidade e os recursos utilizados para atingir esse objetivo. Não basta apenas produzir, é muito importante medir o quão produtivos os seus colaboradores são. A produtividade mede a eficiência da produção em seu negócio.
“Produtividade é minimizar, cientificamente, o uso de recursos materiais, mão-de-obra, máquinas, equipamentos etc. para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores” (Japan Productivity Center for Social — Economics Developement).
Em teoria, poderíamos dizer que, quanto mais produzir com menos recursos, maior a produtividade. Mas a realidade é bem diferente, pois é preciso levar em conta a qualidade do que foi produzido. Oferecer serviços em grande quantidade com uma equipe reduzida, sem conhecimento e insumos deficientes não significa alta produtividade, necessariamente.
Sabendo disso, como podemos medir a produtividade da equipe?
Não adianta definir diversos de indicadores de produtividade e não ter um objetivo específico, uma visão clara do que você está analisando com eles e nem tampouco conhecer sua equipe. Sendo assim, nossa primeira dica nesta busca pela produtividade é:
- Conheça sua equipe e defina um grupo para medir a produtividade
Antes de dar início é imprescindível conhecer sua equipe, as principais competências de cada um dos colaboradores, suas habilidades e virtudes. Assim será possível entender, medir e aumentar sua produtividade de forma adequada.
As responsabilidades de cada um precisam ser bem definidas e alinhadas, afinal a equipe só é produtiva se está ciente de suas tarefas e de como devem ser feitas. É importante ressaltar que o ambiente deve ser propício para que esta comunicação aconteça. Essa é uma das melhores formas de se conhecer a equipe. É por meio desta troca, deste diálogo aberto, que seus colaboradores vão mostrar suas expectativas em relação à clínica e vice e versa.
Comece a medir a produtividade com um grupo menor de colaboradores. Defina o que será observado: número de pacientes atendidos por dia, quantidade de agendamentos feitos, quantidade de orçamentos efetivados, organização do espaço de trabalho de cada um, dentre outras.
Após definir o que será observado, defina um prazo para colher os dados e criar um relatório desta análise, o recomendado é que seja entre 7 e 30 dias, afinal, 24 horas é pouco e 6 meses pode ser um tempo bastante longo.
- Estabeleça metas precisas e as comunique
Depois de conhecer sua equipe, é hora de estabelecer metas que proporcionem o acompanhamento e a mensuração de sua produtividade. Só é possível medir a produtividade após ter metas bem claras, afinal apenas assim você saberá o que está sendo avaliado, da mesma forma, sua equipe. Você precisa saber exatamente o que deseja, onde quer chegar, por isso precisa ter metas definidas e claras, que sejam realistas e mensuráveis.
Definir metas por meio de reuniões é o ideal para conseguir fazer com que elas sejam precisas. Isso faz com que os colaboradores se sintam parte do processo, tendo mais voz no trabalho, e assim ficarão mais confiantes a dar tudo de si para atingir os objetivos, pois fizeram parte da definição dos mesmos. Com metas bem detalhadas, é mais fácil orientar a equipe e motivá-la, além de acompanhar e avaliar sua produtividade.
É indicado que cada área estabeleça os critérios específicos para a medição do desempenho, sem deixar de levar em conta as tendências de mercado e os períodos do ano. Essa etapa varia de acordo com o departamento da empresa. Não há uma receita pronta que funcione para todas as áreas.
Avalie boas práticas de outras clínicas ou consultórios que prestem serviço semelhante ao seu e coloque em funcionamento o que fizer sentido e puder melhorar sua eficiência.
- Acompanhe os indicadores de produtividade
Após a definição das metas, criação de um cronograma de acompanhamento e implantação inicial, insira os indicadores e mantenha este monitoramento, busque por inovações para melhorar os resultados e reduzir os custos.
A busca pela produtividade deve ser contínua, independente se o resultado geral de sua unidade está bom ou não, isso faz parte da administração do negócio. Quando menos você esperar, ela estará incorporada aos processos e fará parte da rotina dos colaboradores. Em consequência disso, vem a receita do sucesso: funcionários produtivos, clientes satisfeitos e sua clínica lucrando, assim aquele planejamento deixa de ser meta e torna-se realidade.
Veja alguns indicadores (KPI’s) que você pode utilizar:
- Treinamento
Não avalie apenas números, lembre-se que para atingir objetivos maiores é preciso contar com uma equipe bem treinada e coesa, por isso mantenha um cronograma de treinamento, assim você conseguirá avaliar se seus colaboradores usam o que aprenderam no seu dia a dia, além de possibilitar o comparativo de produtividade da equipe antes do treinamento e após o mesmo.
Aplicar treinamentos, reciclagens, palestras entre outros eventos periódicos, é fundamental para o desenvolvimento da equipe. Faça pesquisa internas para identificar quais treinamentos são necessários e/ou desejados pelos colaboradores. Pode ser voltado para atendimento ao cliente, técnicas de vendas e negociação, cursos sobre um software ou como utilizar uma nova ferramenta, enfim, tudo aquilo que poderá transformar este colaborador em um profissional melhor, consequentemente, trará resultados melhores para seu negócio.
- Tecnologia para monitoramento
Como falamos, é necessário manter a constância no monitoramento dos resultados, para saber como a equipe está se saindo nas metas e critérios estipulados. Para facilitar este trabalho é importante ter ferramentas de gestão visando automatizar o registro de todas as informações. Há no mercado diversos sistemas que permitem registrar processos, ações e medir a eficiência deles, basta que estes dados sejam frequentemente alimentados e o sistema faz o cruzamento destes, facilitando a análise e a tomada de decisão.
Com esse monitoramento é possível medir os riscos e vantagens antes de tomar qualquer decisão. Com os dashboards oferecidos pelo sistema, você pode acompanhar o rendimento de cada colaborador e checar como estão diante das metas estabelecidas e tudo isso em tempo real. Toda esta gestão automatizada torna mais fácil identificar a necessidade de treinamentos, direcionando até mesmo a área destes, ou até mesmo se é necessário aumentar ou reduzir o quadro de funcionários.