Como evitar o atraso de seus pacientes

Atualizado em 28/09/2021Atendimento

Ter uma agenda bem organizada e cheia de pacientes agendados, é sinal de lucratividade, não é mesmo? Na verdade, não é bem assim… Já imaginou se estes pacientes, por algum motivo particular, faltam ou se atrasam para a consulta? Vai interferir muito negativamente em sua rotina, certo?! 

Evitar os atrasos nas consultas de seus pacientes é de extrema importância e essa tarefa pode ser um grande desafio, mas não é impossível. Faltas e atrasos são alguns dos problemas rotineiros em clínicas e consultórios, esse problema pode comprometer bastante a sua produtividade e a manutenção do seu consultório, financeiramente falando, afinal, é necessário um bom volume de atendimentos para manter a lucratividade. 

Para que não prejudique seu negócio, é preciso adotar algumas estratégias que minimizem as faltas e atrasos, sem perder a qualidade no atendimento médico. Então, como evitar e reduzir a quantidade de atrasos de seus pacientes nas consultas médicas?

Para que você consiga superar essas dificuldades, preparamos algumas dicas para prevenir a falta ou o atraso de seus pacientes.

  • Cadastros sempre atualizados

A cada visita de seu paciente, aproveite para atualizar o cadastro dele, esse é um cuidado necessário, evitando que pacientes atrasados aconteçam por falta de contato. O cadastro pode ser usado não só para evitar atraso, mas também para mantê-los informados sobre as novidades em sua clínica ou consultório. Por meio da atualização cadastral de seus pacientes, você poderá ter controle de dados e perguntas que já foram feitas e assim evitar desagradar seus pacientes com informações que já foram repassadas anteriormente, com isso você acaba criando um fluxo coeso de atendimento, que vai da a recepção à consulta, gerando conforto e confiabilidade.

  • Utilize-se da tecnologia

A tecnologia existe para facilitar nossa vida e deve ser utilizada para tal finalidade. Ter um bom software de gestão é essencial para organizar sua clínica e buscar a excelência. Com um software de qualidade você manterá as informações atualizadas com facilidade e o resultado disso é uma melhora gigantesca na rotina do seu negócio, com acesso a todas as informações dos pacientes, como prontuários eletrônicos, receituários e resultados de exames. Além disso, um software também traz benefícios quanto aos agendamentos, com envio de mensagens personalizadas, lembrando do compromisso com sua consulta, novidades da clínica ou felicitações em datas comemorativas.

  • Confirmação de presença

Por mais que existam diversas ferramentas que enviam lembretes automáticos, como SMS, e-mails e WhatsApp, muitos pacientes ainda preferem receber uma ligação, por acharem este um contato mais pessoal. Sendo assim, sua recepção deve se organizar para, cerca de 2 dias antes da consulta, ligar confirmando com cada um dos pacientes. Com esta ação, além de lembrar seu paciente do compromisso assumido, caso ele informe uma indisponibilidade ou alguma impossibilidade de comparecimento, ainda terá tempo para agendar um outro paciente que pode estar em sua lista de espera.

  • Estabeleça um relacionamento com seu paciente

Os pacientes buscam além de sua capacidade profissional, de seu conhecimento e a sua experiência clínica, seus pacientes também esperam respeito, confiança e empatia durante seu tratamento e quando você estabelece um bom relacionamento com eles, dificilmente irão cancelar uma consulta ou se atrasar, pois ele acredita no profissional que o atende e no relacionamento de confiança já estabelecido.

  • Não se atrase para o atendimento

Não quer se seu paciente se atrase? Então seja o exemplo e cumpra sua agenda de acordo com os compromissos agendados. 

Pode acontecer de uma consulta levar mais tempo do que o esperado e mesmo que você use de facilidades para agradar o paciente que terá seu atendimento postergado, como oferecer um lanche, ligar e sugerir uma remarcação em um horário que mais o agrade, ser exemplo de pontualidade surte um efeito muito maior nos pacientes. Se você não se atrasa para as consultas, eles sabem que terão que chegar no horário marcado.

  • Conscientize seus pacientes durante as consultas

Tenha conversas francas com seus pacientes durante a consulta, incentive essa mudança cultural, pois de nada vai adiantar implementar medidas para reduzir os atrasos, se seus pacientes não entenderem a importância da assiduidade deles, tanto para que o tratamento aconteça de forma correta, quanto para que seu negócio mantenha-se sustentável. A conscientização do paciente ainda é a melhor opção para amenizar o problema e mantê-lo fiel aos serviços da clínica. 

  • Estabelecer tempo limite para atraso

Estabelecer um limite de tempo para atraso é muito importante, para que você possa manter a organização das agendas da clínica. O tempo de atendimento serve de base para a definição desta tolerância. Com esse limite estabelecido, sua secretária poderá se organizar melhor, fazendo um controle entre os pacientes atrasados e entrar em contato com o paciente em atraso, na tentativa de confirmar se a pessoa conseguirá chegar a tempo de seu atendimento. E mais uma vez o uso de uma ferramenta tecnológica o ajudará nesse sentido.

  • Fidelização dos pacientes

A fidelização dos pacientes acontece como resultado de uma série de diferenciais que levam sua clínica a um outro patamar. Uma recepção confortável, uma equipe bem preparada, um bom atendimento, a organização e o cuidado com a necessidade do paciente, chamam a atenção positivamente. Um paciente sempre tem expectativas básicas em relação à clínica e ao médico, como qualidade no atendimento, pontualidade e personalização. E falando em personalização, parte da fidelização dos pacientes consiste no reconhecimento não só pelo nome, mas também pelos seus desejos com o tratamento buscado.

Uma boa forma de valorizar a pontualidade e assiduidade é criar um programa de fidelidade, de modo que, os pacientes pontuais, possam vir a receber alguns benefícios, como um retorno grátis, algum mimo de agradecimento, agendar um horário que lhe seja mais conveniente, entre outros. 

Atrasos e faltas são comuns, e é importante saber lidar com essa situação e gerenciar os atrasados para amenizar os impactos no funcionamento de sua clínica. Com simples atitudes e com um bom software de gestão, você poderá ter uma redução de atrasos. 

Mas independentemente do atraso de seu paciente, dê sempre o seu melhor, conforte o paciente, o atendimento humanizado deve ser uma premissa básica dos profissionais de saúde. Ser tolerante e realizar um atendimento impecável, é uma forma de conquistar e fidelizar o paciente, pois ele se lembrará da forma como é tratado e procurará não se atrasar novamente.

Por Juliana Lage

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