A emissão de nota fiscal para pacientes é uma obrigação legal para médicos e clínicas que atuam como pessoa jurídica. Esse documento é essencial para comprovar a prestação de serviços médicos, manter a contabilidade em dia e cumprir com as obrigações fiscais.
Para o paciente, a nota fiscal serve como comprovante para reembolso de convênios ou dedução no imposto de renda. Vamos entender melhor como funciona esse processo e quais são as regras que devem ser seguidas.
Como emitir nota fiscal para paciente? O que deve constar?
Para emitir nota fiscal para paciente, o médico ou clínica deve seguir um processo estruturado que garante a conformidade fiscal e a correta documentação dos serviços prestados. Veja o passo a passo completo:
1. Legalização da empresa
Primeiramente, é necessário ter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Para isso, é preciso definir o porte da empresa, a natureza jurídica e o regime tributário adequado para sua atividade médica. Sem o CNPJ, não é possível emitir notas fiscais de serviço.
2. Cadastro na prefeitura
Após obter o CNPJ, é necessário realizar o cadastro na prefeitura ou órgão fiscal competente do município onde o consultório ou clínica está. Esse cadastro permite o acesso ao sistema de emissão de notas fiscais e a obtenção da inscrição municipal, documento essencial para a emissão de notas fiscais de serviço.
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3. Obtenção de certificado digital
Para garantir a segurança no processo de emissão, é necessário adquirir um certificado digital junto a uma empresa credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Existem dois tipos principais: o certificado A1, que é instalado diretamente no computador, e o certificado A3, que utiliza um token para conexão. Ambos protegem o processo e garantem que apenas o titular possa emitir as notas fiscais.
4. Acesso ao portal de emissão de nota fiscal
Com o certificado digital em mãos, acesse o sistema da prefeitura ou utilize um sistema integrado para emissão de notas fiscais. Cada município possui suas particularidades, mas o acesso geralmente é feito por meio do site oficial da prefeitura, na seção destinada à emissão de notas fiscais eletrônicas.
5. Registro do serviço prestado
Ao concluir o atendimento médico, registre-o imediatamente, incluindo detalhes como o nome completo do paciente, a data da consulta ou procedimento, os serviços realizados e os valores cobrados. É importante manter esses registros organizados para facilitar a emissão das notas fiscais e entender quando um cliente fidelizado volta para outro atendimento.
6. Preenchimento dos dados da NFS-e
Utilizando o sistema escolhido, preencha todos os campos necessários com os dados do serviço e do paciente para gerar a nota fiscal. Os principais campos incluem:
- Identificação da clínica ou hospital: razão social, CNPJ, endereço completo, telefone, e-mail;
- Identificação do paciente: nome completo, CPF, endereço;
- Descrição dos serviços prestados: nome do serviço, quantidade, valor unitário, valor total;
- Código CNAE: utilize o código 8630-5, específico para atividades médicas, com a subclasse apropriada para sua especialidade;
- Impostos incidentes: alíquotas e valores de impostos, como ISS, PIS e COFINS (no caso de Lucro Presumido; para Simples Nacional, não é necessário informar as retenções);
- Data da emissão: da nota fiscal e número da nota fiscal;
- Eventuais descontos ou acréscimos:no valor total;
- Forma de pagamento: valor total, parcelas, data de vencimento;
- Outras informações relevantes: número de ordem de serviço, nome do médico responsável pelo atendimento.
7. Revisão e emissão da nota fiscal
Após preencher todos os campos obrigatórios, revise cuidadosamente todas as informações para garantir que estejam corretas. Verifique se o campo “ISS retido pelo tomador” está preenchido adequadamente conforme sua atividade. Quando estiver tudo certo, clique em “Emitir” para finalizar o processo e gerar a nota fiscal eletrônica.
8. Entrega ao paciente e arquivamento
Após a emissão, entregue uma cópia da nota fiscal ao paciente, que pode necessitar do documento para reembolso de convênios ou dedução no imposto de renda. Mantenha uma cópia em seus arquivos para controle interno e obrigações fiscais. É recomendável manter um sistema de arquivamento organizado, seja físico ou digital, para facilitar consultas futuras.
É importante ressaltar que a nota fiscal deve ser emitida em nome do paciente que está tomando o serviço. Agir de forma diversa pode caracterizar crime que pode resultar em pena de reclusão de 2 a 5 anos, conforme a Lei 8.137/1990.
Emitir nota fiscal e recibo médico são o mesmo?
Não, emitir nota fiscal e recibo médico não são o mesmo. Cada documento tem sua finalidade específica e é emitido em situações diferentes.
A nota fiscal é um documento fiscal emitido por empresas (como clínicas e consultórios) ou profissionais liberais para registrar a prestação de serviços. Ela procura formalizar a transação perante o Fisco, permitindo a cobrança de impostos devidos, como o ISS no caso de serviços médicos.
Já o recibo médico é um documento emitido por profissionais de saúde para comprovar que um pagamento foi realizado por um serviço prestado. Ele contém informações essenciais como nome e CPF do paciente, data do serviço, descrição do serviço realizado, valor cobrado e assinatura do profissional com seu número de registro no conselho de classe.
A principal diferença está na obrigatoriedade: médicos que trabalham como pessoa jurídica (com CNPJ) são obrigados a emitir nota fiscal, enquanto aqueles que atuam como autônomos sem CNPJ devem emitir o recibo médico.
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Quais erros devem ser evitados ao emitir uma nota fiscal de serviços?
Ao emitir uma nota fiscal de serviços médicos, é importante evitar alguns erros comuns que podem gerar problemas fiscais e administrativos:
- Nome incorreto do paciente: verificar sempre a grafia correta e os dados completos do paciente;
- Endereço incorreto: confirmar o endereço atual do paciente antes de emitir a nota;
- Descrição incorreta da prestação de serviços: especificar corretamente o tipo de atendimento ou procedimento realizado;
- Impostos preenchidos incorretamente: verificar as alíquotas aplicáveis conforme o regime tributário da clínica ou consultório;
- Sistema da prefeitura fora do ar no momento da emissão: ter um plano alternativo para quando isso ocorrer.
Quando acontece algum desses erros, é necessário corrigir a nota fiscal por meio de uma carta de correção, o que pode consumir um tempo considerável e gerar transtornos administrativos.
Além disso, é fundamental evitar a não emissão da nota fiscal, pois isso pode caracterizar sonegação fiscal. Se um médico atender um paciente e não declarar nos seus rendimentos aquela consulta, mas o paciente declarar que pagou por ela, a Receita Federal poderá identificar essa inconsistência no cruzamento de dados, o que pode resultar em multas tributárias e até mesmo em processo criminal.
Vale a pena contratar um sistema para emissão de nota fiscal?
Sim, contratar um sistema para emissão de nota fiscal para pacientes é um investimento que traz retorno imediato para a prática médica. Um sistema especializado automatiza todo o processo, reduz erros fiscais e garante conformidade legal com as constantes atualizações na legislação tributária.
A automatização proporciona agilidade na emissão das notas, permitindo que sejam geradas em segundos após o atendimento, e libera a equipe para atividades mais estratégicas. Além disso, um bom sistema se integra com outras ferramentas de gestão da clínica, criando um fluxo contínuo de informações entre as áreas administrativa, financeira e assistencial.
O armazenamento eletrônico das notas fiscais facilita o acesso e a organização dos documentos, enquanto o controle financeiro mais eficiente permite acompanhar em tempo real a situação fiscal do consultório ou clínica. Tudo isso se traduz em economia de tempo, redução de custos operacionais e minimização de riscos fiscais.
A Support Health oferece uma solução completa de gestão financeira que inclui a funcionalidade de emissão de notas fiscais integrada ao sistema. Com ela, médicos e clínicas podem automatizar todo o processo fiscal, mantendo-se em conformidade com a legislação e otimizando o tempo da equipe administrativa.
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