Para que sua clínica atinja um crescimento sustentável e consiga manter-se estruturada, com suas obrigações em dia e preparada para o futuro, ela precisa se organizar e isso depende de diversos fatores, como: vendas, estratégias de marketing e uma série de processos operacionais, além de uma excelente organização financeira.
Quando uma empresa inicia sua operação, é necessário que exista controle e organização, controle este que permite ao empreendedor avaliar as entradas e saídas do negócio, de forma que o ajude a garantir, de alguma forma, que ela vai conseguir cumprir com as suas obrigações dentro do prazo estabelecido. Uma ótima ferramenta para ajudar neste quesito é o fluxo de caixa, pois ele possibilita esse monitoramento das finanças, por isso é imprescindível que o proprietário da clínica compreenda seu conceito e a importância para o sucesso de seu negócio.
Mas então, o que é fluxo de caixa?
De uma forma bem simples, fluxo de caixa, nada mais é, do que o fluxo que o dinheiro percorre dentro da sua clínica, desde a sua chegada ao caixa até a sua saída, levando em consideração um período determinado. Ele é um importante instrumento de controle que os empresários adotam com o intuito de fazer um acompanhamento da situação financeira em um determinado período. Ele pode ser feito diariamente, semanalmente ou mensalmente. Contudo, o que é indicado é que este acompanhamento seja diário, estando sempre atualizado, o que garante ao empresário uma visão real de como está a situação de seu negócio.
É importante que toda e qualquer entrada ou saída do caixa sejam registradas, independente do valor, mesmo as movimentações de valores baixos precisam ser registradas, para que o resultado seja realmente condizente e demonstre a real situação de sua clínica. É muito comum pequenas empresas começarem essa organização por meio de planilhas, mas o mais recomendável é avançar rumo a ferramentas mais completas e integradas, como um sistema de gestão.
Para um bom controle de fluxo de caixa, é necessário garantir registros detalhados de ganhos e gastos, com disciplina, sem erros e diariamente. Todas as informações financeiras são importantes e devem ser registradas com cuidado. Para calcular o fluxo de caixa, é preciso levar em consideração o saldo inicial, as receitas, as despesas e o saldo final. A partir desse levantamento e estruturação, é possível contar com uma base de dados sólida. Com ela, o dono do negócio tem as informações necessárias para as suas tomadas de decisões.
O que são as entradas e saídas de caixa?
O contas a receber são as entradas de dinheiro em caixa, ou seja, todos os direitos que a empresa possui como: recebimento pelas consultas, venda de produtos, venda de ativos (imóveis, maquinário, etc) ou qualquer outro recebimento que vá aumentar o caixa da empresa são considerados contas a receber, são as entradas no caixa de sua clínica.
Contas a pagar são as saídas de dinheiro do caixa da clínica, ou seja, são todas as obrigações que a empresa possui, como: custos fixos e variáveis, pagamento a fornecedores, impostos e outras obrigações assumidas pelo negócio.
O fluxo de caixa tem 5 partes básicas:
- Saldo inicial: É o dinheiro disponível em caixa e em todas as contas bancárias.
- Entradas de caixa: São vendas à vista e outros recebimentos do dia.
- Saídas de caixa: São todos os pagamentos feitos no dia.
- Saldo operacional: É o resultado das entradas de caixa menos as Saídas de caixa.
- Saldo final de caixa: É a soma do saldo inicial com o saldo operacional.
Entenda a composição do fluxo de caixa:
De acordo com o SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, a utilização do fluxo de caixa traz diversas vantagens, pois com ele é possível:
- Prever as entradas e saídas em um período determinado;
- Avaliar se o recebimento será suficiente para cobrir gastos previstos;
- Se preparar para cenários futuros de acordo com os valores registrados;
- Planejar e controlar as movimentações;
- Verificar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para cumprir com as obrigações do negócio ou se há necessidade de aporte;
- Ter informações reais para ajustar seu preço de venda para estabilizar seu caixa, dentre outros;
- Definir o melhor momento para reposição de estoques, considerando os prazos para pagamento e o saldo disponível;
- Definir o momento certo para fazer promoções que possam incrementar o caixa ou desaguar o estoque.
Ao estruturar e alimentar o fluxo de caixa, você adquire uma visão precisa sobre o momento financeiro de sua clínica. Isso possibilita saber, por exemplo, naquele dia ou semana que parecia ter gerado um excelente faturamento, na realidade apenas gerou receitas próximas das despesas.
Ainda de acordo com o SEBRAE existem alguns modelos de fluxo de caixa e você pode decidir qual o melhor para sua clínica:
Fluxo de caixa livre
Mede a capacidade de gerar capital em curto, médio e longo prazos, indicando seu saldo ao comparar com o fluxo de caixa operacional, ou seja, após ter descontado o pagamento de algum financiamento, dívida ou recebimento de novos empréstimos.
Neste caso, normalmente, utiliza-se dois relatórios: no primeiro você irá projetar os resultados de curto prazo, de 60 a 90 dias, enquanto no segundo usará um prazo de 2 a 5 anos. Se resultar em um balanço positivo, a estratégia pode ser a de aplicar o capital ocioso. Já em caso negativo, é necessário planejar como tirar o negócio do vermelho.
Fluxo de caixa projetado
Como o nome já diz, neste fluxo é possível construir uma projeção, ou seja, a partir dos lançamentos, você pode conhecer suas entradas e saídas, mas também planejar as ações futuras do negócio baseando-se em seus resultados. Estamos falando de uma análise do presente para a projeção de um momento futuro. Se o prazo para pagar fornecedores e receber de clientes está alinhado, se a empresa gasta mais do que recebe ou mesmo o contrário e será a partir daí que você poderá definir as suas estratégias e agir baseando-se em números claros e reais.
Fluxo de caixa operacional
Este modelo levanta os gastos e as receitas operacionais, ou seja, apenas as movimentações financeiras necessárias para o funcionamento da empresa, como a folha salarial e o abastecimento e manutenção do estoque, sem contabilizar os investimentos nem o pagamento de impostos e taxas.
Como manter um fluxo de caixa eficaz?
É importante seguir algumas dicas:
- Classificar suas despesas e receitas, pois assim fica fácil identificar onde existe maior concentração de gastos e despesas e então pensar em melhorias.
- Desenvolver planos de aplicações e de expansão.
- Trabalhar sempre preparado para cenários negativos para que não tenha surpresas e impactos tão grandes para o fluxo de caixa.
- Especificar as movimentações feitas no caixa.
- Acompanhar diariamente o controle.
Para que sua clínica esteja realmente preparada para o futuro, organize-se, estruture seu negócio, cuide de sua gestão financeira com cuidado, tenha um sistema integrado de gestão de clínicas, estabeleça rotinas para conferência e lançamento (aconselhável fazer diariamente), analise os resultados, pois é nesta hora que você perceberá os gargalos e as oportunidades para sua clínica, esteja sempre atento.
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