Quando se toma a decisão em ter uma empresa, muitas são as obrigações e cuidados que você, empresário, precisa se atentar. Diversos são os erros que clínicas e consultórios cometem ao não se atentar a pequenos e isso pode, muitas vezes, resultar em perdas significativas, seja perda de clientes, perdas financeiras e até de equipe qualificada.
Essa falta de cuidado com o negócio, leva à falta de motivação dos funcionários e até a problemas com o quadro societário de sua clínica ou consultório.
Seu consultório ou sua clínica médica deve ser encarada como uma empresa, pois mesmo que seu propósito, como profissional da saúde, seja o de promover a saúde e ajudar as pessoas a terem uma longevidade saudável, seu negócio precisa ser rentável, precisa estar preparado e organizado para cumprir com todas as obrigações necessárias.
A maior dificuldade para você, que é médico, talvez seja que conteúdos sobre gestão, empreendedorismo e marketing, por exemplo, não são ensinados nos cursos de medicina, ou seja, muitos profissionais da saúde não têm conhecimento suficiente para fazer uma boa gestão de seu negócio e assim vir a cometer uma série de erros que podem comprometer seu sucesso. E foi pensando nisso, que a Support Health listou alguns dos principais erros cometidos por clínicas médicas, para que você evite e assim mude o rumo de seu negócio.
Qualquer empreendedor que não investir em estratégias de marketing perderá diversas oportunidades de conquistar novos pacientes. A atração de novos clientes é de suma importância para o crescimento do negócio.
Qualquer empreendedor que não investir em estratégias de marketing perderá diversas oportunidades de conquistar novos pacientes. A atração de novos clientes é de suma importância para o crescimento do negócio.
Nos dias atuais, é praticamente impossível pensar em um profissional que não tenha presença digital. Este é um dos motivos que leva médicos e tantos outros profissionais da saúde usar as redes sociais (Instagram, Facebook e LinkedIn, por exemplo) para se aproximar de seu público, criando relacionamento, visibilidade, além de ser um dos canais de comunicação mais efetivo com pacientes atuais e os futuros pacientes. Uma outra estratégia, é ter um site onde esteja disponível informações sobre você, sua especialidade, títulos, registro no conselho, além de informações de contato para que as pessoas saibam onde lhe encontrar. Em todos estes canais digitais, você pode criar um espaço para compartilhar conteúdos relevantes para seu público alvo.
O marketing é uma das principais ferramentas de atração e aquisição de novos negócios e na área de clínicas e consultórios médicos não poderia ser diferente. Mas tenha muito zelo, pois de acordo com a regulamentação do Conselho Federal de Medicina, a publicidade médica precisa seguir algumas regras. Então esteja atento!
É mais comum do que podemos imaginar, médicos estarem tão preocupados com os atendimentos e com a satisfação dos seus pacientes, e simplesmente não parar para se organizar, para conhecer a realidade financeira da clínica e, muito menos, ter uma previsão futura de recursos. E é assim que muitos negócios acabam antes mesmo do primeiro ano de existência.
A melhor forma de começar é estruturando um fluxo de caixa semanalmente, o ideal é que seja diário, mas se não for possível, que faça ao menos 1 vez na semana, isso facilita o controle das contas da sua clínica.
A segunda dica é separar totalmente as contas pessoais e as profissionais. Enquanto o negócio está iniciando, pode até parecer dar certo, mas com o tempo isso perde o controle e você não saberá quem sustenta o que, ou seja, nunca saberá se seu negócio é realmente rentável.
Cada vez mais as empresas têm investindo em sistemas capazes de otimizar o trabalho dos gestores e na gestão de clínica e consultórios não poderia ser diferente, por isso, se você não utiliza um software de gestão de clínica médica, está perdendo tempo e dinheiro.
Um software de gestão de clínica médica deve possuir funcionalidades importantes para a organização do negócio, proporcionando uma velocidade maior para toda a equipe e, assim, fazer com que a experiência do paciente seja muito melhor.
Um bom software de gestão precisa ser capaz de integrar os dados dos pacientes, organizando todas as suas informações, de forma que estas possam ser acessadas de qualquer lugar, pelas pessoas devidamente autorizadas. Uma das principais funcionalidades de um software de gestão para clínicas e consultórios é a agenda eletrônica com confirmação de consulta, assim toda rotina de atendimento ficará segura, evitando atraso por parte da equipe clínica e, devido à confirmação de agendamento, você também evitará faltas dos pacientes. Com isso, sua equipe de recepção ganha mais tempo e poderá se dedicar a oferecer um atendimento diferenciado aos pacientes que esperam pela consulta ou que estão na busca por informações sobre a clínica, além de conseguir organizar outros processos internos.
Além disso, o software agiliza a rotina do médico, permitindo que este acesse o prontuário do paciente sem a necessidade de buscar arquivos em papel, dando mais segurança e assertividade a todo seu atendimento clínico. Ainda é possível administrar o financeiro da clínica, além de poder acompanhar o histórico financeiro do paciente. Assim, toda movimentação financeira passa a ser controlada, permitindo mais segurança e exatidão, além de ajudar na previsão de recursos, sejam eles financeiros ou de insumos. Outro benefício desse tipo de ferramenta, é oferecer dados para desenvolver estratégias de marketing, conhecendo seu público, faixa etária, renda, dentre outras informações pertinentes para criação de campanhas de atração.
Tanto sua equipe quanto o ambiente da clínica precisam estar devidamente preparados para receber e atender bem os seus pacientes. Um ambiente limpo e organizado, com cores leves para amenizar o nervosismo e tensão do paciente que está aguardando um atendimento que, em sua maioria, é para tratar de uma doença, então o motivo que o levou até você já é desconfortável.
Sua equipe precisa de orientação e treinamento constante. Muitos pacientes reclamam de recepções desorganizadas, demora no atendimento, informações imprecisas. Os pacientes têm pressa, precisam de informações breves e precisas, eles querem resolutividade.
É preciso cuidar da limpeza do ambiente, é preciso se preocupar com a experiência do paciente, por isso seja pontual e garanta que seus colaboradores entendam o quanto os pacientes são fundamentais para o sucesso do seu negócio. O atendimento ainda é o maior diferencial da sua clínica.
A comunicação entre a recepcionista e o médico devem ser claras. Sua recepção precisa estar bem treinada para ter segurança nas respostas a seus pacientes, ela precisa conhecer seus cursos, suas especialidades, quais tratamentos a clínica oferece.
Ela precisa acreditar no que a clínica tem para oferecer, somente assim ela conseguirá conquistar seus pacientes, afinal a recepção é o seu cartão de visitas. Crie rotina de reuniões para esclarecer todas as dúvidas da equipe, oriente, explique os tratamentos que você oferece, alimente sua equipe com todo conhecimento possível, somente assim esta equipe terá condições reais de atender seu paciente com a qualidade que ele merece e demonstrar toda capacidade que sua clínica possui.
Depois de ler este artigo, certamente você percebeu que é preciso evitar esses erros básicos para assim fazer uma boa gestão de sua clínica, não é mesmo? Lembre-se: uma boa gestão é fundamental para o seu negócio.
Por Juliana Lage