Dicas para aumentar a produtividade da sua secretária

Se antigamente esta profissional se limitava a tarefas repetitivas, hoje em dia, ela precisa ser atualizada e produtiva.

Quando o paciente chega a uma clínica médica, o primeiro contato dele com a empresa é por meio da secretária. Esta profissional é praticamente o cartão de visitas da empresa. Se o atendimento não foi bem realizado, o paciente se frustra e passa a ver a clínica com “maus olhos”. Em contrapartida, caso o contato inicial tenha sido feito com profissionalismo e excelência, o primeiro passo foi dado, e o paciente se sente confiante.

Mas o papel da secretária não se limita apenas em fazer um bom atendimento. Se antigamente, as atribuições desta colaboradora variavam entre atender, fazer agendamentos, arquivar dados e resultados de exames, hoje em dia, é imprescindível que a secretária seja produtiva e atualizada.

Neste sentido, é essencial estabelecer metas para esta profissional tão importante.

• Equipe alinhada e ciente das atribuições

Apesar de o foco ser a secretária, é fundamental que toda a equipe esteja muito bem alinhada. Esse engajamento é indispensável, pois não há como pensar em produtividade se a rede de trabalho não sabe as atribuições da secretária, o que esperar dela e como ajudá-la. Além disso, a profissional deve estar ciente das tarefas a se desempenhar.

A sugestão é criar uma rotina, definindo as atividades diárias importantes para evitar a possibilidade de esquecimentos. Pode-se ainda adotar em caráter de teste, o envio de mensagens de texto ou pelo WhatsApp, para lembrar ao paciente a data da consulta. Inicialmente, em período curto. Durante esse tempo, é possível avaliar o feedback dos pacientes, apontar melhorias e adotar práticas que tenham gerado retorno positivo. Implantar um software para gestão de clínicas médicas também é uma ferramenta relevante, pois otimiza os serviços, proporciona ganho de tempo e promove melhor performance à empresa.

• Organização do local de trabalho

Mesmo sendo prática básica numa clínica médica, nunca é demais lembrar sobre a importância da organização. Por ser o primeiro local onde os pacientes chegam, a secretária é o rosto da clínica. Causa uma imagem muito ruim deparar com uma recepção desorganizada e tumultuada com pilhas de papéis, jornais velhos e copos, por exemplo. Além de passar um conceito negativo, atrapalha o andamento do trabalho. Nessa situação, perde-se tempo procurando documentos importantes e de uso cotidiano. A consequência é um serviço mais demorado e improdutivo. 

• Utilização de um meio de comunicação interno

Facilitar a comunicação entre a equipe é uma meta importante, principalmente, se a clínica possui muitas pessoas no quadro de funcionários. Nesse caso, é imprescindível que haja um meio de comunicação entre colaboradores, como um sistema de chat. Esta ferramenta tem como objetivo dar fluidez à comunicação, melhorar o fluxo de trabalho, agilizar o atendimento e facilitar os processos. Com isso, se agrega mais eficiência a toda a rede envolvida (secretária, demais colegas e médicos). 

• Priorizar um atendimento de excelência e com estratégia

Lidar com as demandas dos pacientes é a essência do trabalho da secretária. Seja na clínica ou no consultório, esta funcionária precisa passar segurança a quem a procura, conduzindo até o médico e acompanhando os processos na sala de consulta.

Em atendimento telefônico ou pessoalmente, ela deve ser solícita, estar sempre atenta à agenda do médico e fornecer todas as informações necessárias. Outro ponto importante é não deixar o paciente ao telefone ou na recepção esperando por muito tempo. É natural que a pessoa que procura pela clínica esteja passando por problemas de saúde, nada mais justo ser atenciosa e garantir o conforto.

É interessante estabelecer uma estratégia de atendimento, tentando colocar na frente os casos de maior gravidade. Caso isso não seja possível, é importante se atentar aos contatos do paciente para reagendamentos, encaixe em desistências etc. Portanto, a secretária deve ter uma base de informações completa e atualizada dos pacientes. Esse banco de dados serve até mesmo para ela entrar em contato após a consulta e saber como foi a experiência com a clínica. 

• Agilizar o encaminhamento do paciente

Já que o objetivo é potencializar os resultados, deve-se diminuir as atividades desnecessárias e que não dão retorno. A secretária não precisa perder tempo burocratizando as tarefas que podem ser realizadas com mais rapidez.

Uma dica é viabilizar pequenos processos que facilitem tanto para ela quanto para os pacientes. Exemplo, em clínicas que envolvem várias especialidades, é comum observar pessoas se dirigindo a vários guichês diferentes para obter informações. Procedimentos confusos geram incômodo e até estresse em algumas pessoas. Uma sugestão é afixar em local visível na recepção uma plaquinha padronizada, avisando àqueles que chegam sobre os procedimentos iniciais. Por exemplo, pegar a senha, agilizar a carteira de identidade, o cartão do plano de saúde e se dirigir a determinado guichê, etc. Além de direcionar o paciente, traz mais agilidade ao encaminhá-lo à sala de consultas.

• Investir em treinamentos para capacitação

Por fim, em todas as áreas de atuação os profissionais devem se preocupar em buscar aprendizado. Com a secretária clínica não é diferente. É necessário participar de treinamentos, cursos e adquirir todo conhecimento essencial à melhoria do trabalho.

Vale lembrar que neste momento em que a tecnologia está em amplo crescimento, existe a necessidade de dominar as ferramentas digitais disponibilizadas pela empresa. Não basta apenas conhecer o básico, mas é indispensável se aprimorar. De nada adianta fazer parte de uma equipe alinhada, atender bem o paciente, se no meio do caminho, a secretária não é capaz de utilizar um software de gestão da clínica. Acaba havendo uma quebra nos processos, o que reduz a efetividade no trabalho da colaboradora.

Quando a clínica investe em treinamentos, a profissional vai adquirir as habilidades que precisa para dominar o sistema interno. Mas é de suma importância que ela esteja sempre buscando conhecimento, já que o mercado de tecnologia está em constante atualização. Uma secretária bem treinada e que tem conhecimento de todos os processos da clínica, é uma profissional mais produtiva, motivada e em constante evolução.

Por Tatiane Santos