Se estoque representa todos os recursos necessários para a continuidade das atividades de sua clínica no médio e longo prazo. É por meio dele que você poderá controlar e armazenar materiais, equipamentos, medicamentos e insumos. O estoque pode ter diferentes formas e tamanhos, dependendo do tamanho de sua demanda.
Muitas clínicas falham por não conseguir gerir de maneira adequada os produtos em seu estoque (a entrada e saída). Não saber quando determinado medicamento entrou e nem o porquê de ele estar ali pode causar grandes prejuízos. Na maioria das vezes, o problema acontece por não haver o equilíbrio necessário: há medicamentos acumulados e sem a procura por seus pacientes ou há a demanda, mas falta o medicamento no estoque. Ambas as situações acarretam prejuízo, no caso da primeira, o dinheiro investido não é revertido em vendas, e na segunda, o paciente fica extremamente insatisfeito com a indisponibilidade do medicamento prescrito.
Seu gestor precisa conhecer alguns dos principais Métodos de Gestão de Estoque:
Agora que você já entendeu a importância de um controle bastante eficaz de seu estoque, vamos dar algumas dicas práticas para inserir em sua rotina:
- Padronização
Significa criar um esquema para a organização e cadastro dos produtos, é preciso definir uma forma padrão para a criação de código, descrição e unidade de medida, e que seja seguido por todos os funcionários que lidam com o estoque.
- Organização e Armazenamento
O espaço físico da sua clínica ou consultório precisa estar adequado para o armazenar os insumos, medicamentos injetáveis e demais materiais. Além do espaço físico, o armazenamento correto dos insumos vai preservar suas características químicas e biológicas. Esta é a única maneira de assegurar a segurança e qualidade destes medicamentos.
- Deixe os itens organizados da seguinte maneira:
- Faça etiquetas para as prateleiras, identificando os produtos;
- Organize-os de acordo com o prazo de validade: deixe os antigos na frente;
- Coloque os materiais mais utilizados em locais de fácil acesso, evitando o empilhamento de produtos mais delicados e frágeis;
- Siga as especificações dos fabricantes e armazene nas condições indicadas;
- Faça o controle da temperatura dos freezers;
- Deixe os medicamentos longe do alcance da luz, quando for sugerido;
- Limpeza frequente no local de armazenamento, de acordo com as leis da vigilância sanitária.
Se o estoque estiver desorganizado você não conseguirá visualizar os produtos que realmente precisam ser comprados, o que pode gerar compras desnecessárias e, automaticamente, um gasto desnecessário.
- Cadastro de fornecedores
É de fundamental importância criar um cadastro completo de todos os seus fornecedores, assim fica mais fácil saber qual tem melhor prática no mercado, quais benefícios e prazos eles oferecem.
- Processo de compras
Conhecer sua demanda é de fundamental importância para que o processo de compras aconteça no tempo correto e assim fazer a reposição dos medicamentos e insumos adequados. Assim, você evita imprevistos como a falta de medicamentos e desperdícios de outros.
Quando se tem um estoque bem organizado, você conseguirá entender o fluxo do seu estoque e conseguirá planejar melhor a compra de insumos, dando preferência aos injetáveis mais vendidos, aos que estão quase acabando e terá prazo suficiente para buscar os melhores preços com os fornecedores, mas sempre de olho na qualidade.
- Checagem periódica
Muitos gestores não fazem o levantamento do seu estoque, por falta de tempo devido a rotina da clínica ou, por acharem que este controle não é tão importante quanto realmente é. Esta periodicidade no controle e na conferência do seu estoque, deve ser estabelecida, pois é a única maneira para conseguir entender como é o fluxo de consumo, o perfil de protocolos e procedimentos mais comercializados e, também, entender qual sazonalidade afeta a rotina, e em quais períodos isso acontece. Afinal, podem haver épocas do ano em que a saída de certos medicamentos seja maior devido a mudanças climáticas e isso só será constatado quando houver um controle e acompanhamento.
- Invista em um Sistema de Gestão
Já imaginou ter que controlar uma planilha robusta, checar o estoque diariamente, não deixar medicamento vencer e nem faltar, tudo isso na rotina de sua clínica?
Utilize a tecnologia a seu favor, afinal ela é sua principal aliada para otimizar seu tempo.
Busque um software que o ajude a garantir que os processos sejam feitos corretamente, lhe ajudando no controle, previsões e rastreabilidade de seus injetáveis. A única maneira de assegurar um registro impecável e conseguir fazer a gestão de todos os setores, inclusive do estoque, é por meio de um bom software de gestão.
Com esse tipo de software, é possível gerar relatórios e planilhas, mantendo um controle de estoque rígido, diminuindo o desperdício, estoque desnecessário e compras desnecessárias, pois as informações ficarão em um só local, de forma que nenhum dado seja perdido ao longo do processo, mesmo se operado por mais de um usuário.
Encontre um software que traga benefícios como:
Somente assim você terá mais agilidade nos processos de controle e gestão, confiabilidade das informações registradas, segurança no armazenamento dessas informações e aumento da produtividade na clínica, pois o próprio software agilizará esta rotina.
Manter uma boa gestão do seu estoque também é uma forma de investir na experiência de seu paciente, que poderá chegar à sua clínica com alguma queixa ou incômodo, você prescreverá o plano ideal e já poderá proporcionar um alívio a ele, pois seu estoque de insumos e injetáveis é muito bem controlado, isto é o cenário ideal: ter o medicamento para oferecer e não o contrário, propor o tratamento, aguardar o paciente pagar e só então providenciar a compra do medicamento, não cometa este erro, esteja sempre preparado para cuidar de seu negócio e de seu paciente!