Como escolher um sistema para sua clínica

Atualizado em 09/06/2021Administração

O sucesso de uma clínica ou consultório médico não depende somente do momento do paciente e de seu atendimento, na verdade, para que o desejado sucesso aconteça uma série de processos, informações, controles é extremamente necessário.  

Agilidade, precisão, organização e gerenciamento de informações fazem toda diferença no dia a dia de uma clínica que busca otimizar sua rotina com eficiência e é justamente para ajudar neste contexto que a tecnologia deve ser utilizada, a fim de proporcionar soluções rápidas e práticas, por meio de softwares de gestão clínica.   

Quando a tecnologia é aliada à medicina, você certamente perceberá grande avanço em atendimento e tratamento aos pacientes, pois com um software de gestão bem completo o médico e os demais profissionais da saúde poderão se dedicar ao que é mais importante:  excelência no atendimento de seus pacientes. Realmente poderão se atentar ao cuidar da saúde dos pacientes, pois a saúde do negócio será otimizada por um software seguro. 

Mas como escolher o melhor software de gestão para sua clínica?

DICA: Busque por sistemas intuitivos, de fácil manuseio, afinal ele deve descomplicar sua rotina, ou seja, quanto mais fácil compreensão, melhor será a eficácia na utilização. Você precisa de rotinas otimizadas, então quanto mais simples for a ferramenta escolhida, melhor será para toda equipe.

DICA: contrate um sistema de gestão que siga o padrão SaaS (Software como Serviço), onde o sistema fica armazenado na nuvem, ou seja:

# não é necessário instalação de um programa e nem de uma equipe de TI para fazer este processo; 
# atualizações constantes e de forma mais rápida,  você só precisa de internet para acessar o sistema; 
# backup automático de todas as informações;
# possibilidade de gerir sua clínica diretamente do seu celular ou qualquer outro dispositivo;
# segurança de suas informações e o fato de não precisar de memória interna nos computadores, afinal todas as informações ficam salvas em nuvem;

DICA: é imprescindível uma agenda bem organizada, que possibilita que o paciente seja lembrando de seu agendamento e possa confirmar sua presença, seja por meio de whatsapp, e-mail ou SMS. Esta função de confirmação automática ajuda a reduzir cancelamentos e faltas. Uma agenda simples e organizada agiliza os atendimentos e facilita a rotina do médico. A opção de ter uma lista de espera também ajudará na rotina da recepção, caso algum paciente desmarque seu atendimento, fica mais fácil localizar um novo paciente e antecipar seu atendimento.

DICA: é de fundamental importância um prontuário eletrônico completo, onde seja possível ter acesso à toda vida clínica de seus pacientes em um único lugar, como: 

# anexar fotos facilitando a identificação deste paciente;
# integração com webcam agilizando captura de foto quando necessário;
# gerenciar anamnese, laudos, receitas e tratamentos;
# anexar imagens e exames;
# criar modelos de formulários para facilitar a rotina do médico;
# ter uma timeline para acompanhar toda movimentação clínica do paciente.

DICA: você precisa de uma empresa que ofereça um excelente suporte, com mais formas de comunicação para facilitar seu contato. Certifique-se de que após contratar um software, você e sua equipe terão um atendimento adequado e rápido, além de comunicação clara sobre atualizações. Um atendimento humanizado faz diferença para com os pacientes, certo? Pois bem, uma empresa que te ofereça este mesmo tipo de atendimento no suporte transformará seu processo de resolução de dúvidas e de aprendizagem.

DICAconheça a capacidade de gerar relatórios para ajudar na gestão financeira da clínica. Você precisa de funcionalidade que permita verificar e gerar relatórios de contas a pagar e a receber, analisar o fluxo de caixa, movimentações por forma de pagamento e períodos, montar relatórios com categorias personalizáveis. Além disso, é imprescindível que este software te possibilite descobrir quais procedimentos são mais rentáveis para a sua clínica, qual o rendimento dos pacientes e seu ticket médio. Estas informações lhe ajudarão a tomar decisões estratégicas para seu negócio. 

DICAcontrolar o estoque de sua clínica ajudará em economia. Isso mesmo! Quando você tem a possibilidade de controlar as entradas e saídas de medicamentos e insumos, controlar data de validade, estoque mínimo e acompanhar histórico de compras, certamente terá informações fundamentais para evitar desperdício e tornar sua clínica mais rentável. Além do controle de medicamento e insumo, também é importante que o sistema lhe possibilite controlar todos os equipamentos da clínica, bem como suas manutenções. 

DICAconhecer seu público alvo, suas preferências, seu ticket médio, sua renda mensal, te permitirá criar campanhas mais direcionadas e focadas em resultado, por isso um sistema que lhe forneça estas informações, baseadas no cadastro dos pacientes e no histórico clínico deles, certamente serão de grande valia para captar novos pacientes e fidelizar os atuais. 

DICA integração de todas as informações, isso mesmo, para que o médico gestor tenha todas as informações necessárias para sua tomada de decisão, o sistema precisa funcionar de forma integrada, ou seja, todos os módulos precisam se conectar, criando um fluxo automatizado, fazendo com que a comunicação entre os setores seja rápida e eficiente. 

DICA a possibilidade de cadastro e controle de todos os seus fornecedores, mantendo uma avaliação constante de cada compra feita, assim você terá as informações que irão te direcionar nas compras futuras, já sabendo como cada fornecedor lhe atende.  

A escolha pelo software certo é momento importante e fator decisivo para seu sucesso, tenha muito cuidado para não optar por um sistema que dificulte sua rotina ou não lhe ofereça soluções mais rápidas para seu negócio, seu sistema precisa estar preparado para acompanhar os avanços tecnológicos e crescer com eles. Busque informações com outros profissionais da saúde, conheça as ferramentas que seus colegas têm utilizado e como têm se adaptado a elas, faça buscas pela internet e agende reuniões a fim de conhecer as mais diversas opções. 

Escolha um sistema que vá lhe deixar com a certeza de que seus dados estão protegidos, com criptografia, ferramentas mais atuais de atendimento médico-paciente, como a telemedicina. Se for um caso de troca de sistema, avalie a compatibilidade entre eles e quais as informações poderão ser aproveitadas na ferramenta nova.  

Você, certamente, precisa de uma ferramenta que torna sua rotina mais leve e eficiente, por isso opte por aquele que atende às suas necessidades, que se pareça com seu negócio, que tenha possibilidade de fazer a
gestão completa de sua clínica e de acordo com o tipo de serviço que você oferece. Esta é uma escolha importante, então faça com bastante cuidado!  

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