Já imaginou sua clínica atuando com menos falhas de comunicação entre os funcionários, mais segurança nos processos e com um atendimento de acordo com as boas práticas? Isso é possível por meio do Procedimento Operacional Padrão (POP). É um documento onde todas as orientações relativas a um determinado procedimento são registradas.
Essa ferramenta padroniza a maneira como os processos dentro da empresa serão realizados pelos colaboradores. Com este procedimento, é possível que todos os funcionários executem a mesma tarefa que os colegas, sem falhas ou modificações próprias. No que diz respeito às clínicas médicas essa aplicação é fundamental, pois garante uma padronização da atividade, ou seja, a repetição da tarefa, com funções bem definidas e resultados sólidos.
Saiba as principais vantagens da ferramenta:
Qualidade nos processos
Como mencionado acima, o POP tem a vantagem de descrever a maneira em que as tarefas são executadas na empresa. Sua clínica terá um modelo de como desenvolver as atividades com a menor variação possível na rotina das equipes. O padrão de desenvolvimento das tarefas permanece o mesmo, ainda que ocorra alteração no quadro de colaboradores. A qualidade nos processos é garantida. Cada procedimento deve ter sido testado e validado pelos responsáveis, para só após isso, se tornar um padrão. Na recepção do consultório, as atendentes liberam o painel com a numeração da senha do paciente ou chamam pelo nome. Cumprimenta por senhor ou senhora, pede a identidade e segue os processos para direcionar à sala de consultas. Esse é um exemplo de uso do POP.
Melhorias em todos os setores
O POP pode ser implementado em diversos setores da clínica, sendo direcionado a cada especificidade dos departamentos. Exemplo, no setor de compras e controle de estoques, é possível padronizar os dias da semana para realizar cotações de insumos, com pelo menos três fornecedores cadastrados. Ainda, avaliar criteriosamente todos os insumos a comprar, quantidade em estoque, prioridade de aquisição, média de consumo dos últimos três meses. Na assistência clínica, os padrões podem abranger maneiras de ajudar na recuperação dos pacientes para melhorar sua saúde física, mental e emocional. No financeiro, com a padronização de cadastros, do fluxo de caixa, recebimentos, pagamentos diários e outros.
Novos funcionários mais integrados
Quando uma clínica contrata um funcionário, ele tem que passar por treinamentos até se adaptar completamente às atividades rotineiras. O POP evita que os gestores precisem fazer investimentos frequentes em treinamentos para aplicar a ferramenta. Já nos primeiros dias de trabalho, o colaborador recebe o descritivo das tarefas. Assim, quando tiver dúvidas, pode recorrer ao documento de apoio. Assim, nem sempre precisará necessariamente ser acompanhado por um funcionário com mais tempo de clínica. Isso torna a fase de adaptação do novato em um processo bem mais rápido e simples.
Menos erros e acidentes de trabalho
Uma das coisas que não podem faltar em espaços de saúde são equipamentos médicos. Sejam eles de pequeno, médio ou grande porte, precisam ser operados da maneira correta e por profissionais especializados. Se manuseados incorretamente ou fora dos padrões, podem incidir em resultados errados, falhas, danos às máquinas, e o pior, em acidentes de trabalho. Para evitar que isso aconteça, assim como o manual que esclarece sobre o uso correto dos equipamentos, o POP orienta quanto à maneira de utilizá-los no ambiente clínico. Descreve ainda sobre o correto uso dos equipamentos de proteção individual, disposição e gerenciamento de resíduos gerados pela clínica, em conformidade com a Vigilância Sanitária.
Como criar um POP para sua clínica?
A elaboração do POP normalmente é feita com base em procedimentos já existentes e resultados satisfatórios, mas que precisam ser documentados. Agora que você já sabe a relevância do padrão e pretende implantar em sua clínica o POP, saiba como criá-lo:
1- Monte uma equipe
Os profissionais que executam as tarefas são reunidos para ajudar a elaborar o documento, pois conhecem todos os processos que envolvem a atividade e seus desafios. Forme um grupo de trabalho e decida os responsáveis;
2- Crie um nome para procedimento
Defina um nome para o POP, descreva as atividades, passo a passo, tempo para execução, materiais utilizados e o objetivo da tarefa de forma clara, como “monitorar estoques de injetáveis”. Se achar necessário, crie um fluxograma ou gráficos para as atividades de maior complexidade;
3- Estipule o prazo
Estabeleça um prazo para a revisão dos processos (questionário ou lista para checagem), a fim de avaliar se o procedimento está sendo feito apropriadamente;
4- Faça a descrição do local
Descreva de maneira bem completa o local, com o maior número de informações possível. Em clínicas de grande porte ou com várias especialidades, existem muitos setores, o que exige muita clareza na descrição;
5- Definição de resultados
Defina os resultados que o POP precisa gerar na operação. Seu objetivo é trazer mais pacientes? É fidelização? Faça perguntas que possam nortear os procedimentos. Isso é importante para compreender se o documento está sendo seguido e se precisa de melhorias;
6- Revisão de falhas
Anote iniciativas que precisam ser implementadas ou decisões a serem tomadas, caso não seja possível executar algum passo. Ou mesmo se deparar com falhas no decorrer do tempo;
7- Elaboração
Formalize o documento a partir dos elementos citados acima. Caso ainda tenha dúvidas, a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (EBSERH) disponibiliza POP’s de sua rede de hospitais. O modelo que pode lhe ajudar a ter uma melhor visão sobre como elaborar esse importante documento para clínicas médica.
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Por Tatiana Santos